Un certificado de registro parece el final del trabajo. En la práctica inicia un segundo trabajo: mantener vivo el registro. Las fechas que debe controlar dependen del país, del tipo de registro y del sistema en que se encuentra, y un titular que las olvide puede perder una marca por la que pagó.
Empiece anotando lo que tiene
Lleve un expediente por registro, con:
- el número de registro, la fecha de presentación y la fecha de registro
- el país o la región, y el titular tal como consta en el registro
- las clases y la lista exacta de productos y servicios
- el próximo plazo de renovación o mantenimiento, y cualquier periodo de gracia
- el representante, si lo hay, y las cartas oficiales que haya recibido
Muchos plazos posteriores se cuentan desde la fecha de registro o la de presentación, así que tome las fechas del registro oficial, no de memoria ni del día en que llegó el certificado por correo electrónico. Con una marca en un país es fácil. Con marcas en diez países puede haber decenas de fechas, y una columna llamada «renovación» no basta.
«Diez años» no es toda la respuesta
A menudo oirá que una marca dura diez años. Es cierto en muchos lugares, pero deja abiertas varias cuestiones: diez años desde qué fecha, cuándo se puede renovar, si hay periodo de gracia y cuánto cuesta, si hay que demostrar uso y si hay algo que hacer antes del décimo año.
Tres ejemplos muestran lo distintos que son los calendarios.
Estados Unidos. Un registro federal necesita una declaración de uso, o de no uso justificado, entre el quinto y el sexto año después del registro. Después vence una declaración combinada con la renovación entre el noveno y el décimo año, y el ciclo se repite cada diez años. Anotar «renovar en el año diez» en el calendario deja pasar por completo el primer plazo. Una presentación omitida puede dar lugar a la cancelación o a la expiración.
Unión Europea. Una marca de la UE dura diez años y puede renovarse por nuevos periodos de diez años sin límite. La renovación puede presentarse durante los seis meses anteriores a la expiración. Si se deja pasar la fecha, hay otros seis meses en los que es posible una renovación tardía mediante una tasa adicional.
Sistema de Madrid. Un registro internacional dura diez años y puede renovarse por nuevos periodos de diez años. La renovación puede solicitarse durante los seis meses anteriores a la expiración, con un periodo de gracia de seis meses tras la expiración mediante un recargo. Si tiene un registro de Madrid, mantenga separadas dos cosas: el registro internacional y la protección en cada país que designó.
No copie las normas de un país en otro. La fecha de renovación es un dato que se establece país por país, y el registro es el lugar donde confirmarla.
El periodo de gracia es una red de seguridad
Un periodo de gracia es útil cuando algo sale mal. Trate el plazo normal como el verdadero. Durante el periodo de gracia puede haber una tasa adicional, el registro puede quedar expuesto y en algunos países no hay periodo de gracia en absoluto. Si un registro ha expirado y también se ha agotado el periodo de gracia, quizá tenga que presentar de nuevo la solicitud, y entonces la situación puede haber cambiado: otra empresa puede haber presentado entretanto una marca similar.
Otras fechas y hechos
La renovación no es lo único que hay que vigilar.
Uso. Algunos países esperan una prueba o una declaración de uso en momentos determinados, y muchos permiten impugnar un registro si la marca no se ha usado durante un periodo. Véase prueba de uso.
Cartas oficiales. Una notificación que llega después del registro puede llevar un plazo corto, mucho más corto que la próxima renovación. Lea el correo oficial sin demora. Una tasa por demora no siempre repara un plazo procesal perdido.
Titularidad. Cuando una empresa se vende, se fusiona o se reorganiza, o una marca pasa entre empresas relacionadas, el registro debe mostrar al titular correcto. Conserve los documentos de cesión, los datos del nuevo titular y las fechas de efecto.
Dirección y datos de contacto. Si la oficina tiene una dirección antigua, las notificaciones pueden ir al lugar equivocado. Una notificación perdida no anula el plazo que llevaba. Algunas oficinas también envían recordatorios de cortesía, pero la responsabilidad sigue siendo del titular, así que no confíe en ellos.
Cambios en la marca. Si ha rediseñado el logotipo o cambiado el aspecto del nombre, compruebe que sigue usando la marca que registró, o algo lo bastante cercano en términos jurídicos. Si cambió el nombre, el registro antiguo puede no proteger el nuevo.
Cambios en el negocio. Un registro cubre los productos y servicios que enumera. Si empieza a vender bolsos o a gestionar una tienda en línea y el registro cubre solo ropa, la nueva actividad puede no estar cubierta. Una revisión de la cartera antes de cada renovación es un buen momento para preguntarse si el registro sigue coincidiendo con el negocio.
¿Merece la pena renovar todos los registros?
No siempre. Las marcas de nombres de productos antiguos o de proyectos abandonados pueden costar dinero cada diez años y no proteger nada. Antes de renovar, pregúntese si usa la marca, si piensa usarla, si bloquea a alguien que le importa y cuánto cuesta. Algunos registros son esenciales y otros no. La respuesta debe salir del negocio.
La vigilancia no termina con el registro
Un registro no impide que otros presenten marcas similares, y una oficina normalmente no hará valer sus derechos por usted. Los titulares suelen ser responsables de vigilar el mercado. La vigilancia le informa de las nuevas solicitudes mientras hay tiempo para responder. Véase vigilancia de marcas. Si un resultado requiere actuación y el asunto hay que litigarlo en ese país, podemos organizarlo a través de nuestros socios: véase disputas de marcas.
Una rutina sencilla
- 12 meses antes de un plazo: revise la cartera. ¿Sigue usándose la marca, sigue siendo la adecuada, sigue cubriendo los productos correctos?
- 6 meses antes: prepare la renovación y cualquier declaración de uso. Reúna pruebas si hacen falta.
- 3 meses antes: confirme las tasas y el plazo exacto.
- 1 mes antes: comprobación final y presentación.
- Después de presentar: guarde la confirmación y anote la próxima fecha.
Este calendario es una sugerencia, no una norma jurídica. Se trata de no enterarse de un plazo cuando solo quedan días.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura el registro de una marca?
Diez años es lo habitual, pero la duración y las normas de renovación varían. Las marcas de la UE, por ejemplo, duran diez años y pueden renovarse sin límite.
¿La renovación es automática?
No lo dé por hecho. El titular normalmente debe actuar y pagar dentro del plazo establecido.
¿Qué pasa si dejo pasar la fecha de renovación?
Algunos sistemas conceden un periodo de gracia con una tasa adicional. Si ese periodo también transcurre, el registro puede perderse.
¿Tengo que demostrar el uso?
En algunos países y en algunas etapas, sí. Las normas difieren mucho.
¿La renovación cubre productos nuevos?
No. Un registro cubre solo los productos y servicios que enumera.
¿Debo conservar pruebas de uso?
Sí. Es mucho más fácil llevar los registros sobre la marcha que reconstruir años de historia más adelante.
Llevar el control de las fechas
Si tiene registros en varios países, podemos anotar las fechas por usted, escribirle con mucha antelación a cada plazo con un presupuesto y presentar la renovación. También puede consultarnos sobre la vigilancia. Véase el proceso de presentación para ver cómo encajan los pasos anteriores.
Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas difieren entre países y cambian con el tiempo; consulte la fuente oficial para su caso.